林檎の木の下で

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目指せ効率化!家事をタスク管理するためのツールの選び方。

   

目指せ効率化!家事をタスク管理するためのツールの選び方。-shared-img-thumb-shiosio_jkldads_TP_V

こんにちは、sakurako(@0518sakurako)です。

前回に引き続き、家事のタスク化を考察します。

これまでタスク管理のためにいろいろなツールを使ってきましたが、どれもなんとなくしっくりこず今に至ります。

なので今回、まじめにツール選び、つまり「何をタスク管理したいのか」を考えてみることにしました。

日々のタスクを一覧にしてみる。

毎日やらなくてはいけないことがたくさんあります。

まずはそれを一覧にしてみましょう。

思いついた順に書き出していっても良いのですが、やりやすいように項目に分けて考えても良いと思います。

この時にはWorkflowyみたいなアウトライナーが挿入や行の移動が自在にできるため使いやすいです。

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アウトラインプロセッサWorkflowyを使い始めたらあまりに使いやすくて無料範囲の250項目にあっという間になってしまった。

iPhoneでアウトライナーを考える。WorkflowyとCloudOutlinerの比較。

どうですか?まずここで重要な事はどんなふうにカテゴリー分けしたかです。

カテゴリー分けの仕方は自分自身がタスクをどのように捉えているかを示しています。

主に考えられる分け方とそれにあったツールを考えてみます。

  1. 時系列で分けた場合。

    朝昼夜のいつやるか、もしくは隔日・隔週など時系列で分けた人は時間の間隔を重要視している人です。
    このような人はリマインダー機能のついたものやタスクシュートなど時間で管理する方法が向いていると考えられます。
    タスクシュートとはiPhoneアプリだとたすくまを使ったやり方で1日のタスクを時系列で一元管理する方法です。「たすくま」とかで検索かけるとたくさん出てくると思います。

  2. 重要度で分けた場合。

    やらなくてはいけないこと、できればやりたいことなど重要度で分けた人はタスクに優先順位をつけて処理する人です。
    このような人はタグやコンテキストなどソート機能のついたものやGTDなどが向いていると考えられます。
    GTDとはやりたいことやらなければならないことを全てタスクとして捉え、実行することを基本に分類・整理するやり方です。
    アプリとしてはOmniFocus2やThingsなどが代表的なものになりますが、専用アプリを使わなくてもなんなら標準のリマインダーとかでもできます。

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    今年こそ目標達成!タスク管理アプリThingsで始める初めてのGTD。

    Thingsで始めるGTD。Thingsにタスク入力をする方法。

  3. 人や場所、場合で分けた場合。

    子供のことや保育園、学校、仕事、プライベートなど関わる人や場所、状況などで分けた人は物事を分けた項目ごとに分類して考えている人です。
    このような人はフォルダ機能がついたツールが向いていると考えられます。

 

上の3つ以外でも分け方はあると思いますし、重要度の中で時系列にするなど複合型もあると思います。

思いついた順に書いたという人でも何らかの順番になっていることも多くあります。

私の場合は完全に1でした。

毎日すること、毎週すること、月数回すること、年数回することに分けた上、毎日することは中で時系列にしましたから。

時間は気にするくせに重要度とか場所とか状況とか全く気にしてないんですよね。

そりゃ今までタブとかコンテキストとかフォルダ分けとか面倒だったわけだ(笑)。ちょっと納得。

タスク管理する目的を考える。

毎日行っている家事をタスク化しようと思ったのにはなにかきっかけがあったはずです。

やることが多くて忘れてしまうことがあるとか、もっと有効に時間を使いたいとか、夫婦でうまく分担をしたいとか。

何度もタスク化に取り組んできて目的が曖昧になってしまった場合は先ほど作った一覧の中でタスク管理したい項目をピックアップしてみると良いです。

毎日のルーチンワークも含めて全て管理したいのか、重要なもののみ、たまにしかしないもののみ管理したいのか、ルーチンワークではなく特殊事例のみ管理したいのか。ピックアップしていく中でどうしてタスク管理したいのかが見えてくると思います。

  1. やることをわすれないため。

    家事をタスク管理する理由として一番多く考えられるのがこの理由であるかと思います。
    やることを忘れないためであれば、カレンダーを使用する、もしくはリマインダーアプリを使用するのが良いと考えられます。
    ツールとして何を使用するかはまずリマインダーを使用したいかどうか、使用するのであればどのようなリマインダーを設定したいのかというところがネックになってきます。
    デフォルトでiPhoneに入っているリマインダーアプリでは場所と時間での通知が可能です。
    リマインダーの操作性を上げたいのであればdomoCueというアプリがオススメです。

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    標準のリマインダーを使うならこれしかない?!domoCue

    スヌーズ機能などさらに強力なリマインダーが良いのであればDueが良いと思います。ただ最近ちょっと誤作動が多い気がしますが・・・

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    高機能リマインダーアプリDueを使ってみたら本当に高機能すぎてビックリした。
    カレンダーにイベント以外を書き込むと見にくくなるがイベントと一緒に管理したいのであれば、リマインダーを表示できるカレンダーアプリやカレンダーのイベントを取り込むことができるTodoアプリがオススメです。
    個人的にはFantastical 2 for iPhone – カレンダーとリマインダーを使っていますが、あまりアプリをいろいろ使ったことがないのであれば値段的にも操作性でもStaccal2がオススメです。

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    これは便利!標準リマインダーを表示させることができるカレンダーアプリ3つを徹底比較。

    人気カレンダーアプリStaccal2。設定方法まとめ。
    いつから始まっていつまでにやりたいなど期日の設定が必要であれば期日の設定を細かく行いたいのであれば2Doがかなり細かくできます。いまセール中かな?確か2000円位の高いアプリなんですが、見てるとちょこちょこセールしてます。
    高機能すぎて使いこなすまでいけないんですが。日付関連の設定はしたいことがほぼ可能であると思います。

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  2. 時間管理をして効率的に家事を行うため。

    子育て中で家事育児に追われてる人や仕事と家事を両立したい人などこういう人も多いかと思います。
    限られた時間の中でより効率的に家事を行う必要があるので、タスク管理をしたい。私も結局は効率化のためにタスク管理したいんだと最近気づきました^^;
    時間管理という観点で考えるのであればたすくまかなと思っていますが、ログをつける手間を考えて悩み中。
    たぶん近々やってみるんだろうなぁと思うのでまたブログで紹介します。

  3. 家事を分担するため。

    共働きなどで家事、育児を分担したいという人も増えてきていると思います。
    物事を共有する際にタスク化は有効です。
    分担する内容の確認が持ち運びを必要とせず、それなりに話しあう時間もあるのであればホワイトボードや黒板などを家の共有場所に掲げて分担・チェックするのが一番わかりやすく有効であると考えられます。
    しかし買物リストや地図などを含むため持ち運びの必要があったり、リマインダーの設定をしたい、擦れ違いの時間が多く話しあう時間がないなどであればデジタルツールの活用を検討してもよいかと思います。
    ツールの選択は使用する人の持っているデバイスや使いこなせるかどうかなどにもよりますが、機能も豊富で使いやすいためオススメなのはWunderlistです。

    無料アカウントでも制限付きでファイルの添付やサブタスクの作成もできますし、urlの添付もiPhoneのAppExtensionやPC側ではChromeの拡張機能から簡単にできます。さらにチャット形式でToDoにコメントをつけることもできます。

  4. ログを残してモチベーションを高めるため。

    家事、育児などを続けていると難しいのがモチベーションの維持。
    仕事と違って評価もなく毎日区切りなく続いていくので達成感が得られません。
    「子供の成長が・・・」とも言いますが、毎日見ていたら成長なんて微々たるもので、休みなく続いていく忙しいんだか暇なんだかわからない毎日の中で疲労感と焦燥感だけが積もっていく・・・という感覚に特に小さい子どもを持っている人は思い当たるのではないでしょうか。
    毎日の仕事をタスク化してどれだけできたかを視覚化することはモチベーションの維持に有効です。
    できなかったことに目がいきすぎて劣等感にさいなまれるようならしないほうが良いですが、「毎日同じことを繰り返しているだけ」「何もしていないような気がする」という人はしたことを可視化するだけで自分を肯定することができ、モチベーションが上がります。
    最近では家事をポイント制にして一定ポイント溜まったら自分にご褒美をあげるよう設定するアプリやタスクをこなすとレベルアップするゲーム感覚のものなどもあります。
    そういう専用のものでなくても習慣化支援アプリみたいなものも良いかと思います。

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  5. やりたいことはたくさんあるのだけれど何から手を付けて良いのかわからないから整理したい。

    やりたいこと、やらなくてはいけないことがたくさんあっていつもごちゃごちゃになる人はGTDを試してみても良いかもしれません。
    人により合う合わないはありますが、GTDはタスクを実行することを目的に分類する一種の手法です。
    GTDでなくてもチェックリストを作って見るだけでも違ってくるのではないかと思います。
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いいなと思ったものがあったら試してみる。

家事をタスク管理するためのツール選びについてまとめてみましたが、いかがだったでしょうか?

並べ方も目的も一つでなくて良いと思います。そのためにツールを使うのであれば複数のツールを使っても問題はないでしょう。

ただツールはあくまでツール。

使うのでなく使われていたのでは意味が無い。

最初は説明のとおりに使ってみてもいらない部分は省いても良いし、必要であればタスクの種類によって使い分けても良いと思います。

とはいえ私もまだまだ自分のやり方が確立したわけではありません。

たくさんのやり方を試してみた中でやっとツールの選び方について特性と分類が見えてきた程度。しかも基本、家事は分担しない家庭なのでプロジェクトツールとかよくわからないものも多いし。

 

家事や育児は仕事ではないという時代は終わったのだと思います。

それならばビジネスツールと呼ばれるものを家庭に持ち込むということも当たり前になって良いのだと思います。

もちろんビジネスとは違うから違うなりの使い方をしなくてはいけないとは思います。私だって子供の状態に合わせて期限だって変えるし、時間配分も変えます。洗い物の途中で寝かしつけたり、授乳しながら子供の勉強見たり、ねだられる日はいつもは一冊だけしか読まない絵本を二冊読むこともあります。

だからこそタスク管理が必要だと考えます。

効率化したり、重要度により優先順位をつけたり、モチベーションを上げたり、やらなきゃいけないことをリマインダーしなきゃ、家事も育児も仕事もなんてとてもじゃないけどやっていけない。

ズルズル毎日が終わっていくだけで「本当は子供にもっとこうしてあげたかった」とか「もっとこんなことしたかった」とか後悔ばかりが溜まっていく。

時間は有限、想いは無限。一人で無理をするだけじゃ、体も心も壊してしまう。

もし、毎日の生活で行き詰まっている人の助けにちょっとでもなれば幸いです。

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