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今年こそ目標達成!タスク管理アプリThingsで始める初めてのGTD。

   

今年こそ目標達成!タスク管理アプリThingsで始める初めてのGTD。-shared-img-thumb-MOK_kanaianzensensu_TP_V

こんにちは、sakurako(@0518sakurako)です。

いろいろとやらなくてはいけないこと、やりたいことが増えてきたのですが、いまいち何から手を付けて良いのかわからず・・・という状態が続いていました。

今まで様々なTodoアプリを使ってみたのですが、なかなかうまく機能させることができずに終わっていたので、今回初めてGTDという手法を取り入れてみることにしました。

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GTDという言葉は聞いたことがあったのですが、あまり詳しくはわかっていませんでした。

調べてみるとどうやらやりたいこと、やらなくてはいけないことを「いつなら行動できるか」という指標のもとに分類分けして順に行なっていくことでタスクの達成を促す方法のようです。

どんなアプリを使ってもGTDは実践できるのですが、初めてということで基本に忠実なThingsというアプリを使ってみることにしました。

Things

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まずはタスクをInboxに入れる。

Thingsのアプリを開くと下のような画面になります。

Things (4)

ちょっと独特な画面なのでどこに何を入力してよいか一瞬戸惑いますが、これがGTDの基本形なのです。

GTDではInboxにやりたいこと、やらなくてはいけないこと、目標、全てをまず入力します。

変に日本語訳されていますが、「受信」というところがInboxに当たります。

新規のタスクは左下の+マークをタップして入力します。

Things (2)

Inboxがかなりいっぱいになりました。

Things (3)

右上の「編集」を押すと項目の削除や移動ができます。

タスクを行動を基準に分類分けする。

「受信」フォルダの下の真ん中にある→マークをタップするとタスクを他のフォルダに移動することができます。

タスクは「今日」「次」「予約済み」「未定」の4つのフォルダに分けることができます。

Things (4)

GTDの基本ではタスクの分類を次のように行います。

まず、そのタスクが行動できることかどうか判別します。ここで行動できないと判別されたタスクは削除する、「未定」フォルダに入れる、資料として残しておくのどれかにします。

行動できるタスクは次にそのタスクが具体的に行動に移せるものかどうかを判別します。ここでタスクが大きすぎて細かくしないと実行に移せないようなことであるときは「プロジェクト」にします。

「プロジェクト」は一つの事柄について複数のタスクを含むもので、Thingsの場合、リストの下から2番目に作成する場所があります。

プロジェクトのリストは下のようになっています。

Things (5)

プロジェクトの中身はInbox同様、「今日」「次」「予約済み」「未定」の4つのフォルダに分けることができます。

話をタスクの分類分けに戻します。

具体的に行動に移せると判断されたタスクは2分以内で終わらせることができるかどうか考えます。

2分以内で終わらせることができるのであれば終わらせてしまいます。

終わらせることができないタスクは人に頼むか、いつやるか予定を立てることになります。

本来のGTDであれば人に頼んだことは「連絡待ち」リストに入れるのですが、Thingsにはこのリストはないようです。

次に自分でやることを分類します。

はっきりした日にちが決まっているものは「予約済み」に入れます。「予約済み」フォルダを選択するとカレンダーが現れて日付を選択することができます。

後述しますがタスクごとに期限を設けてリマインダーを設定することができるので、ここで「予約済み」にするものは期日があるものではなく、本当にこの日にしなくてはいけないことだけでよいかと思います。

あとは「今日」と「次」のフォルダです。

基本的にはすぐにやることは「次」のフォルダに入れて、期限を迎えると自動で「今日」のフォルダに送られるといった流れになっていけばよいのではないのではないかと思います。この辺りは使っていくうちに使い方が変わっていくのかもしれません。

タスクを整理するタグとエリア。

Thingsではタスクを整理するためにタグとエリアというものが用意されています。

デフォルトで用意されているタグは次の通りです。

Things (6)

優先度は高・中・低の3つ、時間は15分と1時間の2つ、労力は簡単とチャレンジの2つにわけられます。

デフォルトのタグを見るとわかるようにタグはあくまでざっくりとタスクの種類を分けるものであるように思います。一つのタスクに複数のタグを付けることも可能です。

エリアは作成するとプロジェクトの下に作成されます。

Things (7)

人別でもタスクの種類別でも場所別でも使いやすいように作れば良いと思います。

一つのタスクは一つのエリアもしくはプロジェクトに属することができます。

Things (8)

タグもエリアも右下の歯車マーク、設定から作ることができます。

期日の設定とリストの見直し。

タスクはそれぞれのタスクごとに期日を設定することができます。

タスクを作る際もしくは作成後の編集で一番下の「期日」をタップすることで期日の作成をします。下が期日作成の画面です。

Things (9)

カレンダーをタップすることで期日を設定でき、さらに下の「今日に表示する」のところで期日の何日前にタスクを「今日」のフォルダに移動するかを設定することができます。

この機能があるため「○日から△日の間にやらなければならないこと」といった感じでタスクを設定することができます。

このようにして登録したすべてのタスクの整理が終わったら「今日」のフォルダにあるタスクから片付けていけばよいということになります。

しかしここで大切になってくるのがタスクの見直しと再設定です。

「未定」のフォルダに入ったままのタスクがないか、やり残したタスクの処理をどうするのかはもちろん、新しいタスクの作成も必要です。

ここまで挙げたようにGTDを行うためにはタスクの作成と整理にかなりの時間と労力が必要であると思われます。

この辺りが今後の課題になってくるかと思われます。

他のアプリへのタスク共有。

Thingsは完璧なアプリのように見えますが、物足りない点もあります。

まず一つ目はMacユーザーであればPCでもタスクの入力が可能ですがWindowsユーザーではできません。

またThingsの通知は期日もしくは予定済みTodoを設定した時間で知らせてくれますが、タスクごとに時間を設定することはできません。

しかし、他のアプリと連携することで問題を解決することができます。

まず、Things内の設定で「リマインダー&Siri」という項目をタップするとリストを選択してリマインダーからタスクを読み込むことができるようになります。

Thingsに読み込んだリマインダーはリマインダーアプリの方からは消えてしまうので注意が必要です。

また、タスクの編集から「共有」を選択するとシェアシートが開き、タスクを他のアプリに送ることができます。

使用できるアプリは多くありませんが、メールやSMSで送ることができるほか、PDFをiBooksに保存したりEvernoteに送ることもできます。

さらにFantastical2に送ることもできるのでFantastical2経由でリマインダーに送ることができますし、Workflowを使うこともできます。また2Doにも送ることができるのでここからToodledoに送ることも可能です。

まとめ

初めてGTDを取り入れてみて、物事を計画的に行なっていくうえで非常に有効な方法だと思いました。

ただやっぱりタスクの整理が面倒なのでこれから続けていくうえでネックになってきそうです。

他のTodoアプリでもGTDを行うことは可能だと思いますが、ThingsはGTDを行いやすいように設計されており、かつ複雑ではないので初心者でもとっつきやすいと思います。

ただ逆に設定したいタスクが複雑な場合は物足りなくなると思います。

いつまで続けられるかわかりませんができるかぎり続けていきたいと思います。

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